skip to Main Content

Start de dag extra goed met een daily standup!

Start De Dag Extra Goed Met Een Daily Standup!

Het is als producer of projectmanager belangrijk om te weten hoe je projecten verlopen. Als ‘opperhoofd’ van alle projecten moet je er onder andere voor zorgen dat je teams over de juiste informatie beschikken, je afspraken organiseert en deadlines bewaakt. Zo ben je dus dagelijks aan het schakelen met je team, de opdrachtgever en andere belanghebbenden over bijvoorbeeld de voortgang, de planning en het beschikbare budget.

Omdat ik tegenwoordig veelal volgens de Agile methode werk, zijn er ook een aantal elementen uit de Scrum-methodiek die ik standaard in alle projecten terug laat komen. Ook als er niet persé 100% gescrumd wordt. Deze elementen helpen mij, maar vooral ook anderen, om inzicht te krijgen in de status van projecten.

Eén van deze elementen is de dagelijkse standup. Niet alleen waardevol voor het team maar ook voor de opdrachtgever én de producer! In deze post vertel ik meer over het nut (en de valkuilen) van een daily standup.

De daily wat?

De daily standup gebeurt, zoals de naam al zegt, iedere werkdag en staand. We staan om de afspraak kort te houden, maximaal 15 minuten. Het doel van de standup is ervoor te zorgen dat iedereen zo effectief mogelijk bezig is. Het helpt om de dag lekker op te starten, om te focussen op de juiste dingen, om het team als team te laten functioneren en om te praten over de status van het project of specifieke taken.

Er wordt in principe antwoord gegeven op 4 vragen:

  • Hoe voel je je? (lees ook over de check-in in mijn vorige post)
  • Wat heb ik gedaan sinds de vorige standup?
  • Wat ga ik doen tot de volgende standup?
  • Welke problemen ben ik tegengekomen en welke hulp heb ik daarbij nodig?

Vier vragen, veel meer inzichten

Het ‘wat heb ik gedaan’ en ‘wat ga ik doen’ geeft niet alleen inzicht in de voortgang (zijn we hier niet al te lang mee bezig, focussen we ons op de juiste dingen), het zorgt ook direct voor gespreksstof. Misschien is er belangrijke informatie vanuit de opdrachtgever waar nog even (na de standup) in een kleiner comité over doorgepraat moet worden. Of is iemand al voor de derde dag op rij met hetzelfde bezig, wat een signaal kan zijn dat er hulp nodig is. Wat direct kan resulteren in het praten over de problemen die iemand is tegengekomen.

The purpose is not to meet… It is to improve. ~ Joe Ely

Als producer of teamlid is het vrij lastig om problemen op te lossen waar we niet van af weten. Een belangrijk onderdeel van de standup is dus om te praten over problemen of obstakels. Zo kan ik, of iemand anders uit het team, ervoor zorgen dat het probleem of obstakel, al dan niet samen, opgelost wordt. Het is natuurlijk zonde om maar door te blijven ploeteren op iets waar je niet uit komt, terwijl een frisse blik vaak al voldoende is om het op te lossen.

Door je enkel te richten op bovenstaande vier vragen zorg je ervoor dat iedereen de belangrijkste informatie heeft ontvangen om verder te kunnen. Alles wat ter sprake komt en geen antwoord lijkt te geven op één van deze vragen moet daarom ook (subtiel) afgekapt worden. Discussies over bijvoorbeeld designs mogen zeker gehouden worden, maar zijn niet altijd voor iedereen relevant in een standup. Lekker na afloop over doorpraten dus!

Naast de daily standup nog 50 afspraken per week om mensen bij te praten? Doe het niet!

Het komt wel eens voor dat je op een dag aan meerdere mensen uitlegt hoe het met je project gaat en wat iedereen aan het doen is. Best wel zonde van je tijd als je bedenkt dat deze punten tijdens een daily standup ook besproken worden.

Een standup is daarom ook toegankelijk voor iedereen die direct betrokken is bij het project (als deelnemer), of iets wil weten over de dagelijkse gang van zaken in het project (als observant). Je hoeft geen ‘speciale uitnodiging’ te krijgen, maar mag altijd bij de standup komen staan, wanneer je maar wilt.

Maar… Personen die niet direct betrokken zijn, of wellicht niet zo goed weten wat een standup en het verwachtte gedrag is, kunnen de standup ook verstoren. Het is daarom belangrijk dat mogelijke deelnemers of observanten altijd van te voren een korte uitleg krijgen over hetgeen van ze verwacht wordt. Zo zorg je ervoor dat een standup ook een standup blijft en niet stiekem toch een afspraak van een uur wordt.

Hoe weet je nu of je over de juiste dingen praat?

Om te voorkomen dat er alleen maar wordt gesproken over hoe ‘druk’ iemand is, is het beter om te focussen op de ‘waarde’ die je aan het leveren bent. Dat zijn dus de taken die van waarde zijn voor de opdrachtgever waar jij de opdracht voor aan het uitvoeren bent. Om een project behapbaar te houden worden de meeste projecten opgedeeld in kleinere brokken werk. Deze brokken werk worden vervolgens per week (of langer) ingedeeld en vormen zo de werkvoorraad.

If the stories are so important to the project, they ought to be the ones speaking in the standup – Brian Marick

Het is voor iedereen veel interessanter om te horen hoe het met een bepaalde taak uit deze werkvoorraad gaat, dan om te horen dat jij zo druk bent met die bepaalde taak. Dat jij er druk mee bent, wil namelijk niet direct zeggen dat er ook daadwerkelijk waarde wordt geleverd. Omdat een taak zelf niet kan praten, ben jij de persoon die vertelt hoe het met de taak gaat. Klinkt wat cryptisch en ik geef toe, het is ook lastig, maar zeker het proberen waard!

In welke volgorde moet je praten?

Wat ik soms merk bij een standup is dat er wordt gewacht totdat ik als producer iemand aanwijs om te beginnen. Vaak wordt vergeten dat de standup er niet is om mij als producer een update te geven over de status, maar dat de standup er is voor het team. Er zijn gelukkig een heleboel manieren om te voorkomen dat ik als een soort schooljuf mensen de beurt geef.

Zo kun je tijdens de allereerste standup afspreken dat de persoon die als laatste aansluit bij de standup, als eerste moet beginnen met praten. Een andere manier, waar ik fan van ben, is om een tennisbal te gebruiken. Door het gooien van een tennisbal zorg je er namelijk voor dat je niet steeds met de klok mee een cirkeltje maakt en het ‘standaard riedeltje’ afwerkt. Het maakt de standup wat losser, moedigt aan tot vrijer spreken en bevordert teamspirit. Bijkomend voordeel is dat een wat minder wakker teamlid direct alert is als er opeens een tennisbal naar zijn snufferd wordt gegooid.

Maar hoe weet je nu of je standup goed verloopt?

Hieronder een paar indicatoren die je kunnen helpen te signaleren of je standup de verkeerde kant op gaat:

  • als het team té gefocust is op wat ze aan het doen zijn en daarbij het grotere geheel (die waarde) vergeten;
  • als het team enkel praat tegen de producer, opdrachtgever of manager in plaats van tegen en met het team;
  • als mensen uit het team steeds te laat zijn (wellicht is je standup dan op een verkeerd tijdstip);
  • als mensen de standup zien als ‘start van de dag’ en voor die tijd geen werkzaamheden uitvoeren;
  • als veel van de standup tijd wordt gebruikt voor het praten over koetjes en kalfjes en je merkt dat het energielevel / de focus daarmee daalt;
  • als het team zich niet goed voorbereid heeft op de te beantwoorden vragen;
  • als er in details gesproken wordt en mensen afhaken (‘tell the headline, not the whole story’).

Al met al is een standup dus niet iets wat je zomaar even doet iedere dag. Het is een hele kunst om alles uit de standup te halen. Is iedereen enthousiast? Heeft iedereen een positieve en oplossingsgerichte mindset? Is iedereen gefocust op de bepaalde doelen? Werken we als team samen? Weet iedereen wat er allemaal speelt?

Wanneer je iedere dag op bovenstaande vragen positief antwoord kan geven, dan is je standup zeker goed gegaan. Zo niet: morgen is er weer een daily standup!

Back To Top