skip to Main Content

In 5 stappen naar een effectieve vergadering!

In 5 Stappen Naar Een Effectieve Vergadering!

We kennen het allemaal, vergaderingen die eindeloos duren, geen duidelijk doel hebben, alleen maar problemen benoemen of collega’s die de hele tijd op hun laptop of telefoon andere dingen aan het doen zijn.

Ik heb inmiddels al zoveel vergaderingen bijgewoond waarvan er maar weinig écht effectief bleken te zijn. Vaak werd er vergaderd om het vergaderen. Een doel ontbrak en na afloop had nog niemand het idee wat er van hem of haar verwacht werd.

Zonde van de tijd en gelukkig kan het ook anders! Onderstaand vergaderschema kan je helpen om betere vergaderingen te hebben én houden.

1. Opening en vorig verslag/ mededelingen

De voorzitter opent de vergadering en bespreekt eventuele mededelingen of een vorig verslag. Wacht hiervoor niet tot iedereen aanwezig is maar begin stipt op tijd en ga gewoon door als er nog laatkomers binnenkomen. We hebben het allemaal druk, de laatkomer leert dat te laat komen onacceptabel is en zo voorkom je dat je uiteindelijk uitloop hebt.

2. Bespreken voorlopige agenda

Laat je genodigden/ team voorafgaand aan de vergadering agendapunten inbrengen en som deze nu op. Zorg er voor dat ze bij het inbrengen van deze punten altijd per punt de volgende vragen beantwoorden:

  • Doel: wat is de vraag? wat is het doel van het punt?
  • Aanleiding: waarom moeten we dit nu bespreken?
  • Tijd: hoeveel tijd wil je claimen om het punt te bespreken?

Door het op deze manier aan te pakken wordt je vergadering een teamaangelegenheid. Het is niet alleen de voorzitter die bepaalt wat er besproken moet worden of welke onderwerpen er op de agenda staan. Door de aanwezigen mede-verantwoordelijk te maken voorkom je dat ze onderuitgezakt op een stoel bij de vergadering zitten en zich niet betrokken voelen. Er worden namelijk dingen besproken die ze zelf ook willen bespreken.

3. Rondvraag

Na het opsommen van de agendapunten start je met de rondvraag.  Zo worden actuele kwesties direct duidelijk en kunnen deze toegevoegd worden aan de voorlopige agenda. Normaal gesproken komen deze punten pas last-minute aan bod, als mensen al met de spullen in de hand klaar staan om te vertrekken. Of is de rondvraag dé gelegenheid om zaken aan de orde te stellen die niet eens in de vergadering thuishoren.

Ik hoor je al denken: maar die rondvraag hoort toch op het einde? Nee dus. Door de rondvraag als eerste te behandelen kun je direct bijsturen. Ook bij de rondvraag moeten namelijk het doel, de aanleiding en de benodigde tijd aangekaart worden. Wanneer op dat moment blijkt dat er teveel punten voor de agenda zijn kan er direct worden bijgestuurd door punten te verplaatsen of door items in te korten. De inbrengers moeten hier zelf over bepalen!

4. Start vergadering en behandelen van agendapunten

De voorzitter start met het eerste agendapunt en bespreekt het doel, de aanleiding en de geclaimde tijd. Vervolgens kan het punt besproken worden.

Het is slim om tijdens de vergadering een ‘tijdbewaker’ aan te stellen, dit kan niet de voorzitter zijn. Op ongeveer driekwart van de tijd geeft de tijdbewaker dit aan. Timing en timemanagement is essentieel, want stel je eens voor: een vergadering met 5 personen, die een uur duurt… Dat zijn 5 uur die nergens anders aan besteed kunnen worden!

Als er een agendapunt is waar overeenstemming over bereikt moet worden bepaal dan wat het voordeel/ de voordelen zijn. Dit om te voorkomen dat er in problemen gedacht gaat worden en de vergadering maar door blijft slepen. Als blijkt dat er geen overeenstemming bereikt kan worden:

  • Schuif het punt door naar de volgende vergadering, want blijkbaar is er meer onderzoek of rustig over nadenken voor nodig
  • Zorg er voor dat al het besprokene meegenomen wordt zodat de discussie bij een volgende vergadering niet helemaal opnieuw begint
  • Zorg er ook voor dat het onderwerp niet doorgeschoven blijft worden

Wanneer er slechts 1 of 2 personen ‘tegen’ een voorstel zijn vraag dan aan deze personen wat ze nodig hebben om er wel mee akkoord te kunnen gaan. Of ga voor een tijdelijke oplossing als dat mogelijk is.

5. Bepaal actiepunten & afsluiting

Wanneer alle punten op de agenda besproken zijn worden de actiepunten bepaald en wordt er besloten wie wat en wanneer gaat doen. Deze actielijst deel je na de vergadering met de aanwezigen.

Dat waren ze, een simpel schema waarmee zo ontzettend veel bereikt kan worden. In ieder geval met betrekking tot effectief vergadering. En dat willen we allemaal toch?!

Back To Top