skip to Main Content

Waarom ik zo hou van evaluaties. En jij dat ook zou moeten!

Waarom Ik Zo Hou Van Evaluaties. En Jij Dat Ook Zou Moeten!

Wanneer ik een project afrond probeer ik altijd te eindigen met een evaluatie. Het hele projectteam komt dan bij elkaar, en samen praten we over de successen, maar ook de frustraties of dingen waar we heel verdrietig van zijn geworden komen aan bod. Alles met het doel om ervan te leren en om een volgend project nóg beter te doen. Het woord evalueren betekent niet voor niets ‘ergens de waarde uit halen’.

“The master has failed more times than the beginner has even tried.” – Stephan McCranie

Er zijn een heleboel manieren om een project te evalueren. Ik maak hierbij vaak gebruik van een aangepaste variant van ‘Mad-Sad-Glad’. Een hele handige manier om in een korte tijd (max. 1 uur) heel veel waardevolle punten én acties naar boven te halen.

Omdat er veel in stilte plaatsvindt is deze vorm van evalueren zelfs voor grotere groepen te gebruiken. Een ander voordeel is dat iedereen iets moet inbrengen en dus ook gehoord wordt. Het is dus niet zo dat alleen degenen die het hardste roepen aan het woord komen. Ook de mensen die het wat lastiger vinden om in een groep met mensen een mening te geven kunnen hun ei kwijt.

Hoe doe je dat dan?

Ik start iedere evaluatie met een check-in en een safety-check. Bij de check-in kan iedereen kort vertellen hoe hij of zij zich voelt en wat voor hem of haar de aandacht heeft. Misschien heeft iemand de nacht ervoor ontzettend slecht geslapen en is hij daarom niet helemaal fit en wat prikkelbaar, of heeft een ander een topdag waardoor hij in extase is. Dit uitspreken kan zorgen voor begrip van je collega’s en zorgt er hopelijk ook voor dat je het even los kunt laten en je zo kunt focussen op de evaluatie.

Een evaluatie is nutteloos wanneer niemand eerlijk durft te zijn. Daarom kijken we met behulp van de safety-check hoe veilig iedereen zich voelt in de groep met mensen om meningen en gedachtes uit te spreken. Iedereen schrijft een cijfer van 1 tot 5 op een briefje en geeft deze aan de facilitator waarna hij of zij bekijkt of er doorgegaan kan worden met de evaluatie. Ieder cijfer vertegenwoordigt een ‘gevoel van veiligheid’. Bij een hoog cijfer (5) voelt iemand zich zo veilig dat hij over alles wat ter sprake komt kan en zal praten. Bij een laag cijfer (1) voelt iemand zich helemaal niet prettig in de groep en zou hij het liefst direct willen vertrekken.

Op het moment dat de veiligheid laag is, en er dus heel veel énen of tweeën worden gegeven, kun je je afvragen of het zinvol is om door te gaan met de evaluatie, omdat het meer een ‘loze ceremonie’ is geworden. Lage veiligheid geeft aan dat er andere, meer belangrijke issues zijn, die het team eerst met elkaar moet oplossen. Je kunt dan bijvoorbeeld beter aan de groep vragen wat suggesties zijn om de eigen veiligheid te verbeteren. Die suggesties kunnen vervolgens weer spelregels worden voor de evaluatie (waarbij je ook weer opnieuw de safety-check doet).

Het was geweldig omdat …

Bij een hoge veiligheid gaat de evaluatie écht van start. De facilitator schetst het volgende scenario:
Stel je voor: je staat aan de lunchtafel en een collega naast je zegt tegen je: “Hé! Ik hoor dat jij aan project [X] hebt gewerkt, hoe was dat?”

Het antwoord dat je aan deze collega geeft moet volgen op de zin: “Het was geweldig, omdat…”.

In plaats van dat er nu hardop antwoord wordt gegeven op deze vraag, krijgt iedereen 3 post-it’s waar zij het antwoord op moeten schrijven. Wanneer de groep daarmee klaar is worden de post-it’s verzameld en op een muur of flip-over geplakt.

Nog meer post-it’s…

Een goed project is natuurlijk pas een perfect project als je het project een volgende keer exact hetzelfde zou doen. In de realiteit is er eigenlijk altijd wel iets wat je anders had gedaan. Dat is ook de reden dat de volgende stap antwoord geeft op de vraag “[X] had ik anders gedaan.”

Wederom deelt de facilitator 3 post-it’s per persoon uit (in een andere kleur) en schrijft iedereen op wat hij of zij een volgende keer anders zou doen, waardoor het project nog beter zou verlopen. Deze post-it’s worden ook één voor één voorgelezen en op een muur of flip-over geplakt.

Bovenstaande wordt dus allemaal in stilte (op het voorlezen na) in ongeveer een half uur gedaan (ja het kan echt!). Nu pas beginnen we aan het tweede gedeelte, en mag iedereen ein-de-lijk weer praten.

Hoezee, applaus, chapeau!

Nu alle positieve punten en verbeteringen duidelijk zijn, bundelt de facilitator post-it’s die overeenkomen. Het kan namelijk zijn dat meerdere mensen het zelfde hebben opgeschreven over het teamwork of het proces. Deze post-it’s worden samengevoegd en krijgen één centraal onderwerp. Vervolgens wordt kort stilgestaan bij alle positieve onderwerpen. Dit zijn de punten waar we heel erg blij mee zijn en die we dus zeker niet moeten vergeten bij een volgend project. Wat volgt is een paar minuten aan schouderklopjes, handen schudden, applaus en ontlading.

“It’s fine to celebrate success but it is more important to heed the lessons of failure” – Bill Gates

Dan komt het serieuzere werk. De ‘had ik anders gedaan’-onderwerpen. Dit zijn de onderwerpen waar we als bedrijf (of als persoon) iets van kunnen leren. Iedereen mag twee of drie (afhankelijk van de groepsgrootte) stemmen geven aan een onderwerp dat zij heel belangrijk vinden. Zo kan gestart worden met het onderwerp dat de meeste stemmen heeft gekregen en volgens de groep dus als eerste aandacht moet krijgen.

Iedereen mag het eens of oneens zijn met post-it’s die bij dit onderwerp geplaatst zijn. Belangrijk is wel dat de discussie gefocust moet zijn op het maken van acties. Heel lang praten over wat er allemaal fout is gegaan wordt dus afgestraft door de facilitator. Het is belangrijker te praten over de oplossing en hoe die bereikt kan worden, dan steeds maar die oude koeien uit de sloot te blijven halen. De facilitator heeft hierin een belangrijke rol, waarbij het extra fijn is als deze door een ‘onafhankelijk iemand’ (lees: iemand die geen onderdeel heeft uitgemaakt van het projectteam) wordt ingevuld.

De groep mag zelf bepalen wanneer er naar een volgend onderwerp gegaan kan worden. Het kan zijn dat niet alles in het laatste half uur besproken wordt, maar dat is helemaal niet erg! De belangrijkste punten zijn als het goed is wél aan bod gekomen en daar zijn ook acties voor bepaald. Alleen al het benoemen, bespreken en bepalen van acties maakt een evaluatie super waardevol! Kun je nagaan hoe waardevol het wordt als je die acties bij een volgend project inzet…

Back To Top